Cele systemów informatycznych w przedsiębiorstwie

Jest wiele definicji systemów, które rozpatrują zachodzące wewnątrz systemu zależności pomiędzy operacjami lub obiektami a właściwościami ujętymi w serię zdarzeń lub  całościowo. Według innej grupy definicji ujmują one pewne działania tj. proces produkcyjny czy komercyjny w arkuszach standardowych. Na ich podstawie organizowane są podsystemy opisujące procedury tj.:

• planowanie produkcji,
• opracowanie wyliczeń kosztów i księgowanie,
• ciągła inwentaryzacja i poprawa sprawności zaopatrzenia,
• statystyka wewnętrzna i rozliczeniowa,
• ewidencje osobowe i wynagrodzenia,
• ewidencja i dystrybucja produkcji,
• rezerwacje różnego typu.

Różnorodność występujących podsystemów zależy od koncepcji systemu. Właściwe ich zintegrowanie i wbudowanie w system sprzężeń zwrotnych, umożliwia modyfikację i zmianę w organizacji systemu.  W przypadku systemów dotyczących badań operacyjnych istotne jest powiązanie ich z podsystemami zbierającymi informacje. Od informacji wejściowych zależy zachowanie się systemu i wykonanie procedur.

Zatem informacje powinny być szybko zbierane i przetwarzane by nie 
traciły na swojej wartości i dokładności. W przypadku fałszywych 
danych będą również fałszywe wyniki. 
Podsystem taki powinien posiadać dwustronny kierunek przepływu 
informacji, czyli informacja powinna przepływać
od systemu do kontroli i od kontroli do systemu.

Przed przystąpieniem do zamówienia systemu informatycznego, należy najpierw określić najlepiej na piśmie, cele jakie będzie spełniał nasz system.

• systemy informatyczne powinny dostarczać syntetyczną informację poszczególnym poziomom i pionom zarządzania w przedsiębiorstwie,
• wygenerowane zestawienia wyników o stanie przedsiębiorstwa powinny umożliwić podejmowanie decyzji,
• wykonywane obliczenia na bieżąco lub okresowo wskaźników techniczno–ekonomicznych, powinny móc ostrzegać o ewentualnych nieprawidłowościach,
• ponadto system umożliwia przechowywanie danych dotyczących gospodarki magazynowej, pracowników, środków trwałych i innych oraz tworzenie innych programów specjalistycznych.

Ze względu na ponoszone koszty wykonania/wdrożenia, system informatyczny powinien częściowo koszty te rekompensować poprzez:

• usprawnienie systemu kontroli poprawności realizowanych zadań zakładu,
• zmniejszenie lub przynajmniej utrzymanie poziomu zatrudnienia i efektywniejsze ich wykorzystanie,
• przyspieszenie obiegu dokumentów ( drukowanie i przesyłanie pocztą elektroniczną), automatyzacja prac w rachunkowości ( obliczanie zarobków, drukowanie przelewów, drukowanie zamówień materiałowych, rejestracja korespondencji)
• rejestrowanie przebiegu produkcji oraz wizualizacja ‚wąskich gardeł’ w strukturze technologicznej wpływających na harmonijny przebieg procesu,
• połączenie wizualizacji z automatyzacją i sterowaniem wybranymi fragmentami lub całymi procesami technologicznymi.

Opracowywanie strategii informatyzacji

Uruchamianie projektów informatycznych powinno wynikać z opracowanej wcześniej strategii informatyzacji, dla której podstawą jest materiał analityczny zawierający konkretne założenia zawierające definicje programu informatyzacji.Należy rozróżnić czym są projekty informatyczne i programy informatyzacji. Projekty informatyczne dotyczą aspektów funkcjonowania organizacji(dotyczy to również wdrażanych systemów klasy ERP, które obejmują aspekty zarządzania). Definiowane są bardzo precyzyjnie z określeniem celów projektów informatycznych na poziomie operacyjnym. Definicje te mogą ewoluować w zależności od wprowadzonych korekt w celach strategicznych organizacji. Samo już uruchomienie projektu informatycznego nie powinno zmieniać tego celu. Projekty informatyczne powinny dostarczać precyzyjnie zdefiniowane korzyści, wyrażone w kategoriach liczbowych np. wskazywać redukcję zapasów magazynowych, wykrywanie szybsze awarii w instalacji przemysłowej – co przekłada się na korzyści ekonomiczne. Za przeprowadzenie projektu informatycznego odpowiedzialny jest utworzony dla tego celu Komitet Sterujący lub Kierownik Projektu. Natomiast programy informatyzacji dotyczą przedsiębiorstw jako całości i związane są z ogólnym usprawnieniem ich funkcjonowania i wymagają zaangażowania kadry zarządzającej wysokiego szczebla z szerokimi uprawnieniami. Uwzględniany w nim jest rozwój warstwy sprzętowej i oprogramowania podstawowego, systemów pracy grupowej oraz definiowane dość ogólnie w kategoriach celów strategicznych organizacji.

Korzyści ekonomicze przedsiębiorstwa a wybór systemu informatycznego

Korzyści ekonomiczne wynikające z wdrażanych systemów poszczególnych warstw aplikacyjnych: systemów stanowisk pracy, systemów dziedzinowych i systemów zintegrowanych, są małe, średnie i duże w zależności od warstwy dla której jest wdrażany system. Takie samo stopniowanie dotyczy kosztów projektów wdrożeń.

Zanim zostanie dokonany wybór wdrażanych systemów należy określić jaki to ma być system.

• Czy lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie gotowego systemu tzw. z półki?
• Czy raczej wybrać system dostosowany do struktury i metod działania danej organizacji?

Problematyka informatyzacji przedsiębiorstw i organizacji

Problematyka informatyzacji przedsiębiorstw i organizacji związana jest ich infrastrukturą informatyczną, która złożona jest trzech warstw: Infrastruktury sprzętowej na którą składają się sieci komputerowe, serwery, stacje robocze, oprogramowania podstawowego złożonego z systemów operacyjnych, systemów baz danych, systemów kompilacji języków programowania oraz oprogramowanie aplikacji takiego jak systemy pracy biurowej, systemy typu „workflow”, „Zintegrowane systemy zarządzania”, systemy projektowania przemysłowego, systemy monitoringu aparatury.  W odniesieniu do tego podziału na sukces powodzenia rozwoju przedsięwzięcia informatycznego znaczący wpływ ma przestrzeganie zasady „ Planowania inwestycji informatycznych zaczynamy od oprogramowania aplikacyjnego, od którego wyboru zależy zakupy oprogramowania systemowego, od którego zależy następnie rozwoju platform sprzętowych”. Kolejnym warunkiem wpływającym na powodzenie realizacji projektu rozwoju informatyzacji w przedsiębiorstwie i organizacji ma zaangażowanie pracowników, gdzie w przypadku warstwy sprzętowej i oprogramowania podstawowego zaangażowanie to dotyczy właściwie pionu informatyki, natomiast w zakresie oprogramowania aplikacyjnego wymagane jest bardzo duże zaangażowanie się pracowników wszystkich obszarów organizacji, których dotyczy wdrażany system.